システム開発・インフラ構築のディ・アイ・システム

SmartZiraとは「業務で使用する紙に代わり、それらをタブレットで行おう」という発想から生まれたアプリケーションです。SmartZiraはペーパーレスシステムでありながら、従来の紙を使用した業務を継承することにこだわり、「紙と変わらない使い心地」をコンセプトに開発しています。ペーパーレスならではの印刷コストの削減、省スペース化、さらに廃棄コストの削減によるエコロジーをわずかなコストで実現することができます。また、オフィスや業務プロセスから紙を排除することで単にコストを削減するだけではなく、タブレット端末にデータは残らない仕組みで情報漏えいリスクを低減し、セキュリティを強化することができます。

特長

導入効果

メリット1社内の情報共有を促進

簡単操作でドキュメントをアップロード。
Ziraサーバを介して個人のグループ間でいつでもセキュアにドキュメント、メモ情報の共有ができます。

メリット2ビジネススピードの向上

ワークフロー機能を利用すれば、紙感覚で申請処理を行えます。申請経路、進行状況の可視化でビジネススピードを向上します。

メリット3セキュリティ強化

ドキュメントに関する適切な利用者権限管理が可能です。自動ドキュメントの削除機能で万一端末の紛失、盗難に遭っても重要情報が社外に漏れることはありません。

セキュアな情報共有

• ドキュメントの共有はグループ設定とドキュメントへのアクセスレベルで設定するため、ユーザ単位で適切なドキュメント管理が可能です。
• タブレット端末内のドキュメントを自動的に削除するため、社外に情報が漏れることはありません。

※ 社外へ持出す設定もでき、その場合はドキュメントの削除を行いません。

簡単操作でドキュメント登録

• ExcelやWordなどから印刷する感覚で簡単にドキュメントの登録ができ、資料の修正、差替えも簡単にできます。

リアルタイムにメモ情報の共有

• ドキュメントにメモ情報を追加することができ、他ユーザとリアルタイムに共有することが可能です。
• メモ情報を簡単に共有できるため、会議や社内の情報共有が円滑に行えます。

検索性の向上

• ドキュメント名やグループなどでドキュメントの検索ができ、大量にあるドキュメントから必要なデータへすぐにアクセスが可能です。

ユーザにはシステム管理者、一般管理者、一般の3種類の権限が設定できます。 一般管理者、一般はグループ単位に権限の設定が可能です。(*1) また、アクセスレベル(0～9)が設定でき、ユーザ単位で適切なドキュメント管理が可能です。 ※ (*1) システム管理者はグループに属しません。

管理権限

※ 個人グループとはシステム管理者以外のユーザが個々に所属するグループになります。

アクセスレベル

アクセスレベルは0～9までの10段階で設定ができます。ドキュメントにもアクセスレベルの設定ができ、ユーザに設定したアクセスレベルがドキュメントに設定したアクセスレベル未満の場合、ドキュメントの閲覧ができません。

ユーザBのアクセスレベルは3のため、アクセスレベル3以下のドキュメントが閲覧可能です。アクセスレベル3を超えるドキュメントは閲覧できません。

簡単操作でドキュメントを登録し、グループ単位で共有する事ができます。同一グループでもドキュメントにアクセスレベルを設定する事により、ユーザ単位で適切なドキュメント管理が行えます。持出区分の設定でタブレット端末にデータを残さない設定が可能です。

1. ドキュメントの登録
2. ドキュメントの閲覧

1.ドキュメントの登録

• ドキュメント登録は、ExcelやWordなどで作成した既存のデータを仮想プリンタに印刷(*2)することで簡単に登録することができます。
• ドキュメントには持出区分、閲覧グループ、アクセスレベル(0～9)、閲覧期限が設定できます。
  持出区分は、LAN環境外へドキュメントを持出す事が出来るかを設定します。可、不可のどちらかを設定できます。
  不可に設定した場合、LAN環境外へ持出されたタブレット端末内のドキュメントは、自動的に削除されます。
  閲覧グループは、ドキュメントの閲覧を行うグループを設定します。設定されていないグループは閲覧できません。
  アクセスレベルは、ドキュメントへアクセス可能なレベルを制限します。
  閲覧期限は、ドキュメントを閲覧できる期間を設定します。期間外のドキュメントは閲覧できません。

2.ドキュメントの閲覧

• 検索条件を指定することにより、必要な情報を必要な時に閲覧することが可能です。
• LAN環境内ではユーザが所属するグループに所属し、かつユーザのアクセスレベル以下に設定されたドキュメントのみ閲覧できます。
  LAN環境外では上記に加えて、持出可の設定をしたドキュメントのみ閲覧できます。(*3)

ユーザAは、人事グループに所属しているため、総務グループのドキュメントを閲覧できません。また、人事グループに所属していても、 ユーザAのアクセスレベルを超えるドキュメントは閲覧できません。

持出NGのドキュメントは、LAN環境外では閲覧できません。持出OKのドキュメントは、事前にダウンロードすることで、オフラインでも 閲覧できます。

※ (*2) オープンソースを使用したPDF変換＆サーバアップロードアプリケーションです。
※ (*3) LAN環境外で閲覧する場合は、事前にダウンロードする必要があります。

ドキュメントにメモ情報を追加できます。メモ情報はテキストメモ、手書きメモ、付箋の3種類あります。

1. メモ情報の追加
2. メモ情報のアップロード
3. メモ情報の参照

1.メモ情報の追加

• 手書きメモ、付箋、テキストメモが追加できます。(*4) 手書きメモは、フリーハンドでドキュメントにメモが書き込めます。 付箋は、ドキュメントに付箋が貼れ、メモを入力することができます。 テキストメモは、文字の大きさ、文字色が変更できるメモを入力することができます。

2.メモ情報のアップロード

• メモ情報はアップロードすることにより、他ユーザと共有することが可能です。 メモ情報の公開、非公開は選択することができ、公開されたメモ情報のみ他ユーザが閲覧できます。

3.メモ情報の参照

• メモ一覧から参照するユーザを選択し、メモ情報を参照します。

※ (*4) LAN環境外では、事前にダウンロード済の持出可能なドキュメントのみメモ情報の編集ができます。

PCクライアント

• ユーザ、グループ情報のメンテナンス
• ドキュメントの検索
• ドキュメントの新規登録、更新、削除

タブレット端末

• ドキュメントの検索
• ドキュメントの閲覧
• 手書きメモ、付箋、テキストメモの追加、参照
• 他ユーザのメモ情報の参照

紙と変わらない感覚でペーパーレスワークフローを実現します。 申請、回覧機能があり、申請では多様な申請経路設定が可能です。

既存の申請書を利用

• 申請文書は既存の紙の元データ(Excel等)をそのまま利用できるため、大幅な運用変更を行うことなくスムーズに導入できます。

申請状況の可視化

• 申請文書の進行状況は見やすいアイコンで、承認、却下、差戻し理由が一目でわかります。

多様な申請経路設定

• 通常
  
• 合議
  

  複数の承認者に同時にフローを回すことができます。

  
• 多数決
  

  合議承認で指定した人数以上になると承認とみなし、 次の経路に進めることができます。

• その他
  代理申請・代理承認・引上げ承認・差戻し処理などが行えます。

承認スタンプの作成

• 承認スタンプは、タブレット端末で簡単に作成することができます。作成した承認スタンプはユーザごとにサーバで管理されます。
• 承認時に申請文書へ登録済みの承認スタンプを貼り付けることができます。

簡単操作でドキュメントを申請することができます。多様な申請経路を設定することが可能で、代理申請、代理承認、引上げ承認、差戻し処理などが行えます。 承認者が処理を行う際にコメントを入力でき、申請者、承認者、関係者と共有することが可能です。

1. 申請カテゴリの初回登録、申請経路の登録
2. 申請文書の登録
3. 申請文書の閲覧、進行状況の確認
4. 申請文書の承認処理

1.申請カテゴリの初回登録、申請経路の登録

• 申請処理を行うには申請カテゴリと、申請経路の登録が必要になります。
  申請カテゴリは申請経路をカテゴリ毎に分けるために使用します。
• 申請経路は承認者、承認経路、関係者を設定します。
  承認者にはユーザ、役職(*1)を設定することができます。
  承認経路は通常の承認経路のほかに、合議、多数決を組み合わせて設定することができます。
  関係者にはグループ、ユーザを設定することができます。

2.申請文書の登録

• 申請経路と申請するドキュメントを選択し、申請文書を登録します。
• 申請するドキュメントは登録されているドキュメントから選択します。
  ・ドキュメントの登録はこちら

3.申請文書の閲覧、進行状況の確認

• 申請文書は申請者、承認者、関係者に設定されたユーザのみ閲覧、申請状況の確認が可能です。

4.申請文書の承認処理

• 承認者に設定されたユーザは承認処理を行います。
  承認処理には通常の承認の他に、引上げ承認、差戻し処理を行うことが可能です。
• コメントを入力することができ、申請者、承認者、関係者と共有することができます。
• 承認処理に使用するスタンプを事前に作成し、承認時にスタンプを貼り付けることができます。
  スタンプはタブレット端末で簡単に作成できます。

※ (*1) グループ毎にユーザに役職を設定できます。

簡単操作でドキュメントを回覧に回すことができます。登録者、回覧者は、回覧文書の閲覧、回覧状況の確認が可能です。

1. 回覧カテゴリの初回登録
2. 回覧文書の登録
3. 回覧文書の閲覧、閲覧状況の確認

1.回覧カテゴリの初回登録

• 回覧処理を行うには回覧カテゴリが必要になります。 回覧カテゴリは回覧文書をカテゴリ毎に分けるために使用します。

2.回覧文書の登録

• 回覧するドキュメントを登録されているドキュメントから選択し、回覧文書を登録します。
  ・ドキュメントの登録はこちら
• 回覧者にはグループ、ユーザを設定することができます。

3.回覧文書の閲覧、閲覧状況の確認

• 回覧文書は登録者、または回覧者に設定されたユーザのみ閲覧、回覧状況の確認が可能です。

PCクライアント

• 申請、回覧カテゴリのメンテナンス
• 申請経路のメンテナンス
• 申請、回覧文書の新規登録、更新
• 申請、回覧文書の検索
• 申請、回覧進行状況の閲覧

タブレット端末

• 申請文書の検索
• 申請、回覧文書の閲覧
• 申請承認処理（承認、差戻し、却下）
• 申請、回覧進行状況の閲覧
• 承認スタンプの作成

※ Zira仮想プリンタドライバ（オープンソースを使用したPDF変換＆アップロードソフト）はフリーウェアです。
※ (*1) Web Application Server は Tomcat にて動作確認済です。詳細は別途お問合せください。
※ (*2) 主要なブラウザには対応しておりますが、バージョン等詳細は別途お問合せください。
※ (*3) 対応する iOS のバージョンについては、別途お問合せください。
※ JavaおよびすべてのJava関連の商標およびロゴは、Oracle Corporation 及びその子会社、関連会社の米国及びその他の国における登録商標です
※ PostgreSQLは、PostgreSQLの米国およびその他の国における商標または登録商標です。
※ Internet Explorerは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
※ iPadは、Apple inc. の登録商標です。 ※ MicrosoftRExcelRおよび、MicrosoftRWordRは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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